把 Dropbox 变成 iPad Pro 的信息消费与信息加工中心

写在前面

即日起至 8 月 31 日,成为「Dailyio 终身会员」可获赠两年免费 Dropbox 家庭套餐(价值 66 美元),最高可使用 333GB 的存储容量,并将获得诸如智能同步、Dropbox Vault、Dropbox Password、全文搜索等功能。

Dropbox 家庭套餐的每位成员都拥有私人帐户,隐私与安全性无需担心,更多问题可参见 Dropbox 官方帮助


上个月,由于在 DevonThink to Go(以下简称 DTG)里整理了一个 10GB 的文件仓库,用于同步 DTG 的 Dropbox 容量「耗尽」,于是重新订阅了 Dropbox 每年 119 美元的 Plus 套餐,「享受」到了 2TB 的存储空间、不限设备数量的应用安装与使用。

这么多年来,在经历了诸多网络存储服务之后,我还是喜欢基于 Dropbox 的存储、同步服务,以及,通过 Dropbox 构建的一系列信息消费、整理与生产的工作流程。

提示一下:Dropbox 在中国大陆依然处于网络不可用的状态,本文仅分享我自己过去几年在 Dropbox 里实践的一些工作流程,不会给出所谓的访问捷径,望知悉。

作为应用数据库同步的 Dropbox

iOS/iPadOS 上很多应用都可以将应用数据存储到 Dropbox 里,这些数据会占据一定的存储空间,但带来的是非常稳定、高效的数据同步服务。

比如任务管理工具 2Do,虽然开发者提供了多种同步方式,Dropbox 依然是最稳定的方式之一;而我一直利用 DTG 构建的文件仓库,也放在 Dropbox 上,在任意一台设备上的更改,都会同步到不同设备上,下图是我目前在 Dropbox 同步的应用数据。

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值得注意的是,由于存储的多数是应用数据库,很多文件不能直接打开,需要特定应用才能打开访问,这也在一定程度上保障了其安全性,只要你不删除,数据库就一直在那里。

作为文档数据存储的 Dropbox

如果你在 iPhone 或 iPad 上安装了 Dropbox 客户端,不妨将其当作一个 PDF、Epub 阅读器,下图展示了其作为 Epub 阅读的效果,还支持目录跳转。

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而阅读/预览 PDF 的时候,你还可以直接搜索 PDF 文件里的关键词,支持中英文的高亮显示。

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另外还支持 HTML 文件预览,如果你之前下载了基于 Tiddlywiki 的「iPad Pro 生产力指南」,可以直接在 Dropbox 里浏览。

接下来谈谈文档的编辑。Dropbox 客户端支持部分文档格式的直接编辑,比如 TXT 或 Md 格式的文档,你可以直接编辑修改,完成后会自动保存。

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对于 Office 文档,在预览之后,可直接通过微软的 Office 客户端编辑,保存后也会直接同步到 Dropbox 里。

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这也构成了我现在处理 Office 文件的一个流程:

  • 在邮箱客户端 Spark 里,将收到的 Office 文件一键发送到 Dropbox;
  • 在 Dropbox 里预览 Office 文件,如需编辑,调用微软 Office 应用编辑;
  • 在 Spark 回复邮件的时候,插入 Dropbox 里已经编辑过的 Office 文件;

客户端与网页版的协同

坦率来说,Dropbox 客户端仅仅能够完成一些基本的工作,很多桌面客户端的功能都不支持,我的做法是配合网页版 Dropbox 完成一些工作。

首先,利用 Safari 访问 Dropbox 网页,然后在「共享菜单」里将其「添加到主屏幕」。

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接下来,你都可以通过这个类似快捷方式的图标快速访问 Dropbox 网页版。

网页版 Dropbox 有三个重要的功能,其一是文本版本管理与恢复,这在因误操作导致文件被修改或被删除的时候非常有用,Dropbox 给免费以及 Plus 用户提供了 30 天的版本恢复周期,基本也够用了。

其二,你现在可以直接在 Dropbox 里创建或编辑 Google 文档,当然前提是与 Google 账号绑定,新创建的文档会实时存储到 Dropbox 中,这对于需要使用 Google 文档协作的 Dropbox 用户是一个巨大利好。

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其三,搭配 Dropbox Paper 构建一些更灵活的在线文档,Dropbox Paper 是一款非常优秀的在线文档工具,其网页版的体验要远远好于客户端,因此我会经常在 Safari 中使用网页版 Dropbox Paper。

Dropbox Paper 支持从 Dropbox 里插入文件,并可以生成相应的预览,比如下图是把一个 PDF 文件插入到文档编辑界面,会直接看到预览图。

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尾巴

从信息消费到加工再到生产输出,Dropbox 都可以提供稳定、高效且可扩展的数据存储、同步服务,这使得我在工作中无需担心应用数据与文档数据的位置,打开任意设备上的任意应用,这些应用的数据都会通过 Dropbox 同步过来,访问任何设备上的 Dropbox 应用或网页,可随时获取我的文档数据,记录修订、随时保存、保存版本记录,Dropbox 会默默地完成这一切工作。

篇幅的限制,本文没有办法覆盖更多的工作流,比如 Dropbox 的分享功能也是值得关注的一个流程。所以,最后的最后,我再次建议:如果网络条件允许,不妨试试 Dropbox 带来的工作流程变化与价值。