即将开始远程办公的你,请收好这份基于 iPadOS 的工作资料版本管理流程

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为了更好控制新型冠状病毒传播,各地都在延后返岗时间,与此同时,远程办公成为众多企业,特别是互联网企业的选择之一。

而不管是办公室的现场办公还是远程办公,办公资料的管理都是一项重要工作,这其中,办公资料的版本管理尤其重要。针对一个文档(比如 Office 三件套)不断修改升级是当下一个重要的办公处理过程,我曾经收到过一个被修改了 22 个版本的 Word 文档,如下图所示。

这可能是我们都经历过的场景,将一个文档不断修改不断叠加版本号,当然也不断在硬盘里添加文件,一个版本号对应一个文件,可谓安全又有条理。

但这在 iPad Pro 上并不适用。尽管历经近四年的迭代,「文件」应用的使用逻辑与 Mac 和 PC 的文件管理不一样,比如如何选择默认打开文件的应用,就是一个异常复杂的过程,而且系统会「记住」上一次打开该文档的应用,无法像桌面版那样灵活选择。

这种限制反而也给 iPad Pro 带来了全新的版本管理机制。

文本

如果你也像我一样重读使用 Drafts 作为文本记录的工具,那么请一定要了解 Drafts 里的版本自动化机制。如下图所示,点击左上的「i」标记,你会看到这个草稿里有 18 个版本,我可以随意回滚到任意一个版本。

关于 Drafts 如何保存版本,其开发者曾表示,这个应用采用众多因素来判断何时保存一个版本,其中一个条件是编辑结束,比如用户跳转到其他草稿。如果不相信 Drafts 的自动版本保存,你还可以通过这个 Action 手动将现在的版本保存起来。

另一个值得推荐的工具是 iA Writer,点击「备份」按钮,你会发现所有经过 iA Writer 编辑的文稿都会备份在这里,而且同一个文稿也有众多版本记录,你可以随时回滚。

办公文档

我在 iPad Pro 上订阅了 Office 365,基于微软官方的 OneDrive,所有的 Office 文档都存储在云端,文档的每一次修改也会存储在云端,形成一个个独立的版本,如下图所示,你可以任意「回滚」到不同的版本里。

其次,Office 365 还提供了灵活的协作功能,你可以将文档共享给同事或朋友,还可以进一步设置相应的权限。

当然,你也可以使用 Google 的办公套件,iOS 上的 Google Drive 只是一个能用的网盘,可以满足基本的上传下载以及在「三件套」(文档、表格、演示)里打开文件,是一个不扯不扣的「轻量级」应用,但利用 iPadOS 的 Safari,你会体验到 Google Drive 网页版的强大之处。

如下图所示,你可以新建如此多格式的文档,而且还可以上传文件、文件夹。

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我在之前曾利用 Drafts 的一个 Action 将很多记录发送到 Google Drive,这些 md 格式的文档在 Google Drive 的客户端里无法直接打开,而在网页版,利用 StackEdit,可以直接打开阅读并编辑,所有修改会实时保存。

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如今的 Google Drive 已经可以打开 Office 文档,可以在线编辑。

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而 Google Drive 三套件对于版本管理也做的非常不错,如下图所示,你可以轻松查看不同阶段的文档版本,还可以轻松还原。

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照片的版本管理

可能很多人不知道 iOS 「照片」应用拥有一个神奇的功能:无论你将一张照片修成什么样子,都可以回滚到初始状态。下图展现了一张通过「照片」应用编辑的照片,此时点击右上角的「复原」,就能恢复原貌。

需要要注意两点,其一,你必须是在「照片」里编辑图片;其二,一旦回到初始状态,也将不可能再回到之前的样子。

事实上,很多照片类的编辑应用都有类似的版本管理功能,比如 VSCO,下图里,我可以将这张编辑好的照片无限回滚到某个状态,当然这也是不可逆的。

了解这些图片编辑中的版本化管理机制,可以合理地利用这样的版本回滚,为修图工作提供一剂后悔药。

上述这些方法,为图片、文本(Markdown、Txt)与办公文档(Office)提供了一整套版本管理的新思路,可以帮助你更快更好地适应基于 iPad 的移动办公新方式。

Zhao Saipo

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赵赛坡,科技博客作者、资深科技观察家、付费科技评论 Dailyio 创始人、出品人,覆盖 3000+ 付费用户。 曾担任 TechTarget 中国区记者、频道主编、AI 自媒体「机器之心」前联合创始人。